Dokumente digitalisieren

Nur ein Scan oder ein Foto eines Dokumentes hilft kaum. Die Inhalte müssen erkannt werden!

Dokumentenerkennung — was macht das?

Damit Du mit fotografierten oder eingescannten Belegen überhaupt digital so richtig arbeiten kannst, müssen die darin enthaltenen Daten von der Software erkannt werden. In desk.box wird dazu künstliche Intelligenz genutzt. Sie erkennt die Textinhalte und kann sie interpretieren. Nur so kann beispielsweise ein Zahlungsbetrag von einer Konto- oder einer Rechnungsnummer unterschieden werden.

  • All Deine Unterlagen sind auch inhaltlich digitalisiert. Damit werden alle Inhalte durchsuchbar.
  • Künstliche Intelligenz erkennt nicht nur die Texte, sondern versteht sogar, was die Texte bedeuten, und hilft Dir so bei der Arbeit mit den Daten.
  • Das bedeutet für Dich weniger stupides Abtippen von Daten.

Ablauf

Um die Dokumentenerkennung zu nutzen, musst Du nichts weiter machen, da jedes neue Dokument diesen Prozess durchläuft.

  1. Digitalisieren
    Alles, was in Papierformat eintrifft, scannst oder fotografierst Du. Dateien die bereits als Bild oder PDF vorliegen, sind schon digital und überspringen diesen Schritt.
  2. Hochladen
    Nun lädst Du den Beleg in desk.box hoch. Ab hier greift die künstliche Intelligenz, welche die Texte erkennt und auch interpretiert.
  3. Speichern
    Überprüfe, ob die künstliche Intelligenz alles richtig interpretiert hat, füge ein Schlagwort / Stichwort hinzu und schiebe das Dokument in den Ordner, in dem Du es aufbewahren möchtest.
  • Alle hochgeladenen Dokumente werden verarbeitet, ohne dass Du Mehraufwand hast.
  • Der Prozess ist sekundenschnell und beschleunigt so Deine Arbeit mit dem Dokument, da Dir im folgenden Tipparbeit erspart bleibt.

Häufige Fragen

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