FAQs: Häufige Fragen

Nein. Beim Verlust Deiner Zugangsdaten sind Deine Daten nicht verloren. Sie sind weiterhin in der desk.box-Cloud sicher gespeichert.

desk.box ist webbasiert. Das bedeutet, dass Du Dir keine Gedanken darüber machen musst, ob das von Dir genutzte Betriebssystem mit desk.box kompatibel ist, da Du nichts auf Deinem Rechner installierst. Um desk.box nutzen zu können, benötigst Du einen Internetzugang.

Generell empfehlen wir für die Internetnutzung die Browser Google Chrome, Firefox oder Microsoft Edge sowie Safari für Apple Anwender. Diese Browser bieten die höchste Sicherheit und Geschwindigkeit und sind weit verbreitet. Aus Sicherheitsgründen solltest Du die aktuellste Version des Browsers verwenden.

Falls Du noch den Internet Explorer nutzt, so raten wir Dir dringend dazu, auf einen der oben genannten Browser umzustellen, da Microsoft diesen Browser selbst nicht mehr unterstützt und fällige Sicherheitsupdates fehlen.

Kein Problem:

• Du findest auf unserer Loginseite den Button „Passwort vergessen?“.
• Dort kannst Du Dein eigenes Passwort zurücksetzen.
• Du bekommst dann eine E-Mail mit einem Link von uns zugeschickt.
• Mit diesem kannst Du Dein Passwort neu vergeben.
• Nun kannst Du Dich mit dem neuen Passwort einloggen. 

desk.box ist eine cloudbasierte Anwendung. Das heißt, Du hast Dein digitales Büro immer und überall dabei und brauchst lediglich einen Internetanschluss. Alle von Dir eingegebenen Daten in desk.box werden sofort in der Cloud gespeichert.

Du musst also keine Software installieren oder auf Deiner Festplatte auf Deinem Computer Speicherplatz freigeben oder selbst noch an das Speichern nach getaner Arbeit denken. Wir automatisieren diesen Prozess für Dich. 

Das beste Erlebnis hast Du mit desk.box, wenn Du über mindestens 32 Mbit/s im WLAN-Modus oder aber 4G im Mobilfunknetz verfügst.

Geringere Geschwindigkeiten sind auch kein Problem, es dauert dann eben nur etwas länger, bis die Daten in desk.box hochgeladen und angezeigt werden. 
 

Nein, dass ist in der jetzigen Version leider noch nicht möglich. Wir arbeiten aber daran, Dir diese Möglichkeit in Zukunft zur Verfügung stellen zu können.

Selbstverständlich Dir!

Alle Deine Daten gehören uneingeschränkt Dir und Deinem Unternehmen!
Wir geben Daten an Dritte nur weiter, wenn es eine desk.box-Funktion aufgrund Deiner Einstellungen verlangt. So müssen wir zum Beispiel sicherstellen, wenn Du Daten mit Buchhaltungsprogrammen teilen möchtest, dass diese Daten auch bei den Programmen / Dritten ankommen.
Für nähere Informationen schau bitte gerne in unsere AGBs und Datenschutzbestimmungen.

Die Daten von desk.box werden beim führenden Anbieter für Cloudtechnologien, Amazon Web Services (AWS) gespeichert. Dieser betreibt die Rechenzentrums-Hardware und die darauf laufenden Services mit den höchsten zertifizierten Sicherheits-Standards nach EU-Recht.

Wir wirken Datenverlust entgegen, indem wir auf die verschlüsselte und abgesicherte redundante Ablage der Daten in mehreren voneinander getrennten Rechenzentren und kontinuierlichen Backups dieser Daten setzen.

desk.box setzt auf die verschlüsselte Speicherung Deiner Daten durch den führenden Cloudanbieter Amazon Web Services (AWS) KMS Services. Zugangsdaten werden zentral durch die Software AWS Secrets Manager verwaltet und konfiguriert.

AWS-Mitarbeiter, wir selbst und natürlich Dritte haben keinen Zugriff auf Deine verschlüsselten Daten.

Nur Du kannst über Deinen Login auf Deine Daten zugreifen und anderen Personen die Berechtigung erteilen, bestimmte Dokumente einzusehen und gegebenenfalls zu bearbeiten!

Zur Datenübertragung werden SSL-verschlüsselte Verbindungen genutzt, z.B. HTTPS mit modernsten Cipher-Technologie zur weiteren Verschlüsselung Deiner Daten.

Zum Schutz der Daten nutzt desk.box die bestmöglichen technisch Standards.

• Deine Daten werden ausschließlich verschlüsselt auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland (Frankfurt) gespeichert.
• Die Übermittlung von Deinem Gerät zu desk.box erfolgt ausschließlich verschlüsselt.

Bei der Erfassung und Übertragung von vertraulichen Daten werden ausschließlich Sicherheitstechnologien und Verfahren genutzt, die Deine persönlichen Daten vor nicht autorisiertem Zugriff schützen.

Nein, die Suche nach Dokumenten findet bei uns betriebsübergreifend statt. Das hat den Vorteil, dass Dir alle relevanten Dokumente mit dem Suchbegriff angezeigt werden. Du kannst weitere Eingrenzungen in der Suche vornehmen und damit Deine Suche weiter verfeinern.

desk.box verwendet modernste Technologien. Daher ist es möglich, nach ganz speziellen und konkreten Suchbegriffen zu suchen. Dabei werden Ergebnisse nicht nur in Excel und Word Dateien, sondern auch in PDF-Dateien durchsucht. Sogar Bilddateien, die Texte enthalten, erkennt die desk.box-Suche und bezieht sie in die Suche mit ein.

Nein, das ist nicht nötig. Du definierst zunächst bestimmte Rollen mit entsprechenden Zugriffsrechten und weist anschließend einzelnen Nutzerinnen oder Nutzern die jeweilige Rolle zu, die sie übernehmen soll.

Eine Rolle kann beliebig vielen Personen zugwiesen werden. Das ist praktisch, wenn zum Beispiel neue Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter hinzukommen. Dann kannst Du auf vorhandenen Rollen zurückgreifen und musst nicht zwangsläufig für die zusätzliche Person neue Zugriffsrechte definieren.

Wenn Du die Attribute einer Rolle veränderst, wirkt sich das andersherum auf alle Personen aus, denen Du diese Rolle bereits zugeteilt hattest.

Die Antwort ist zweigeteilt.
Ja, wenn es sich um Personen handelt, denen Du das Recht gegeben hast, dass sie Dokumente / Daten löschen dürfen.

Nein, wenn es keine Personen außer Dir gibt, denen Du das Recht des Löschens gegeben hast.

In jedem Falle gibt es aber einen digitalen Papierkorb. Nur Du als Administrator Deines Betriebes kannst diesen Papierkorb sehen und Dateien endgültig löschen.

Hier unterscheidet sich desk.box deutlich von anderen Anbietern.
Wir sind der Meinung, dass man nur im Team stark ist und die landwirtschaftlichen Herausforderungen dieser Zeit meistern kann. Deshalb schränken wir Dich nicht darin ein, wie viele Personen Du zur Mitarbeit in Deinem Betrieb einlädst, und erheben in desk.box auch keinerlei Zusatzkosten für mitarbeitende Personen.

Um Dir das bestmögliche digitale Erlebnis zu bieten, können wir Text- sowie Zahlendaten aus einem Dokument erkennen und stellen es Dir zur weiteren digitalen Bearbeitung bereit.

Nein, bei der Erkennung von Textinhalten machen wir keine Unterscheidung zwischen Vertragsdokumenten und Belegen. Der Hintergrund ist auch hier, dass wir Dir das bestmögliche digitale Erlebnis bieten wollen, in dem Du auf alle Deine Daten digitalen Zugriff hast.

Die Daten zur Dokumentenerkennung werden in Deutschland und der Europäischen Union nach Einhaltung der strengen europäischen und deutschen Datenschutzregeln verarbeitet.

Ja. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Die Idee ist, dass Rechnungsdaten auch elektronisch übermittelt werden können.

Rein praktisch sieht das so aus, dass in einem PDF weitere Daten enthalten sind, welche die Nutzerinnen und Nutzer nicht sehen, die jedoch von Software ausgelesen werden können. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Alles, was in diesen Daten steht, steht auch lesbar im PDF. Daher werden aktuell die ZUGFeRD-Daten nicht ausgelesen, sondern per Texterkennung nur die Textdaten im PDF.

Mehr Informationen zu ZUGFeRD:

• ZUGFeRD auf wikipedia
• Was ist ZUGFeRD? (offizielle Website)

Ja. In desk.box können Dokumente zwischen den Betrieben verschoben werden.

Ein klares Ja! Das ist sogar ausdrücklich gewünscht, weil Du nur so all die Büroarbeit für Deine verschiedenen Betriebe digital sinnvoll managen kannst und desk.box Dich so in Deiner Büroarbeit bestens unterstützen kann.

Wir arbeiten mit drei verschiedenen Anbietern von Buchhaltungssoftware zusammen, um das Erlebnis desk.box für Dich und Deinen Steuerberater zu optimieren.

Du kannst Deine Daten in die Buchhaltungssoftware Wiking der ACT GmbH übernehmen. Alternativ hast Du auch die Möglichkeit, Deine Daten mit der Buchhaltungssoftware der DATEV oder mit ASSBeleg der NLB GmbH zu teilen.

Um die jeweiligen Dienste zu nutzen, kannst Du ganz einfach in desk.box die entsprechenden Dienste freischalten.